37期
神国管家Kingdom Stewardship

神是最大的老板

访陈信言谈聘用与辞退

采访╱郑琼瑜

国际真爱家庭协会「家庭与职场事工」负责人陈信言博士,曾任职美国大企业高级主管多年,1999年自行创业。数十年来,随着职场阅历愈加丰富,他深深体会「人」是企业最重要的资产,而且每个人都有神所赋予的恩赐与特别的计画。称职的主管如同「职场教练」,须具备知人善任的眼光,懂得将「对」的人放在「对」的位置,并协助他们成长;辞退员工时,更必须善用智慧,避免引起仇恨纷争,帮助员工认识自身的长才与缺点,调整方向,使「被辞退」反而成为他们生命的转机。


不论正在寻觅工作,或已在公司担任要职,「要记得常常祷告」,陈信言提醒。他相信神愿意在个人、家庭、工作等各层面赐福祂的儿女,但许多职场人士习惯倚靠自己的力量,在世俗的价值观中挣扎,渐渐忘了抬头向神支取力量。


从求学时代担任实习生、正式投入职场,乃至担任要职、自行创业,陈信言一路走来,不论顺境逆境,总不忘「时时祷告」,因为他深知,神才是每个人最大的老板,将一切事情交托在祂手中,祂必带领我们走向蒙福之路。

问:面试员工时,您会根据哪些因素决定是否雇用对方?求职者应征工作时,应如何准备、应对,增加被录用的机会?


答:企业的成长如同人的生命,通常会经历幼年期、少年期、青年期、壮年期、成熟期等不同阶段,对员工能力的需求亦不尽相同。


例如,公司草创伊始,尚属幼年期,需要员工服从领导者的决策,在这个阶段,雇用较资浅、乐意向老板学习的员工,对公司发展或许较为有利,此时若聘用经验丰富、习惯在工作上独当一面的员工,反而可能影响公司的团结与成长。


但如果公司在某些领域投入二、三十年,已进入壮年期或成熟期,便需要这类已累积多年工作经验、能够协助公司做出正确决定的高阶人才。此时若进用刚出校门的年轻人,不论他多么优秀、多么认真,恐怕都难以胜任。


雇主筛选员工时,应先厘清公司正处于什么阶段,需要什么样的人才,方能避免用人不当的情况。同样的,应征工作时亦应先做研究,了解该公司的发展状况,以评估自己的能力和该职位是否「门当户对」。如果长期找不到合适的工作,应先缓下脚步,检视求职方向是否正确。


求职者在面试时,宜自我推荐三项可贡献给公司的专长,并准备三个与职位及公司相关的问题,请教负责面试的主管。这些预备不仅可凸显对工作的重视,还可避免面试过程出现冷场。不过,求职者在面谈过程中切忌忘情地发表高论,更不可打断对方的谈话,务要虚心聆听,发言力求切中要点。


履历表须精简清楚,不要超过两页。中高龄求职者只可列出最近十年的经历,以免被雇方推算出年龄,失去面谈机会。初步筛选履历表时,对于经常在两年内换工作的求职者,往往会引起雇方对他们的稳定性、与同事和谐相处的能力,以及家庭状况等有所疑虑。因此,除非有不得已的原因必须经常换工作者,在投递履历时,最好另附一封信说明。


邀请求职者面谈时,雇方宜先告知公司网站,借此了解对方是否真的在意这份工作,是否愿意在面谈前,花时间了解公司。


此外,过度谦虚,明明拥有八、九分的能力,在填写履历表或面谈时却不敢尽情表现,只呈现出五、六分的实力,往往会痛失许多机会。同样的,若只有三分实力,却自我吹捧成十分,也会令雇主在发现真相后,非常反感。

问:在哪些情况下,雇主方可考虑辞退员工?

答:在讨论这个主题之前,须先厘清一些基本概念。首先,神在乎人的工作,每个人在职场的经历都不是偶发事件,而有祂的安排与心意,神才是公司背后真正的老板。此外,人才是公司最重要的资产。公司人事要精简,但待遇要优渥,如此方能留住人才,减低人事异动。


掌握这些概念,在决定员工去留时,便较能避免不适当的决定。


是否辞退员工,须秉持以下的四项基本原则─


1.不要让员工在毫无心理准备的状态下,突然被辞退:这是解雇员工时最重要的一项原则。


2.切莫因个人的情绪好恶,或一时的冲突而辞退员工:我曾雇用过一名个性与我南辕北辙的员工,两人对事情的观点完全不同,工作上常有冲突,非常痛苦,但我仍决定留用该名员工,并且换个角度思考,感谢那位员工与我「互补」,帮助我在决策时作出更全面的考量。


3.当员工呈现出无法纠正或改进的行为模式:例如总是迟到、经常言语失当、或专业能力始终无法提升至需要的水平时,方可请他另谋高就。


几年前,我经营的公司曾因一位员工在处理报价单时出错,导致数十万美元的损失,但我并未因此辞退这名员工。当员工犯下无心之过时,无论造成多少损失,若上司愿意原谅他,给他机会,往往能赢得员工的尊敬、感激,加倍努力弥补过犯。


4.当机立断:如果某位员工继续留任,无论对他个人或对公司都没有任何益处,亦可考虑请他另谋高就。

问:辞退员工应如何进行?如何兼顾情、理、法?


答:考虑可能要辞退某位员工时,可依照以下两个步骤进行。


1.须有三至六个月的准备阶段:开始建立档案,载明该名员工不适任现职的原因。万一来日员工控告公司不当解雇,雇主必须能够提出证明文件,否则在法律诉讼中往往会居于下风。


在准备阶段中,主管必须成为教练,和该员工定期进行面谈。许多主管往往略过这个阶段,便突然辞退员工,对员工造成很大的冲击与伤害,甚至引发致命的报复行动。进行面谈之前,须具体写下对方的优点与需要改正之处,明确订出改进期限、应达到的标准,以及如果无法达成会有什么后果,在结束面谈前请员工签名。即使对方拒绝签名,这份白纸黑字写下的文件,仍能保障双方日后的权益。


2.如果在改进期限内,员工无法达到期望,在正式辞退前,亦须要提早准备:以我自己惯用的模式为例,我会在正式辞退之前三天左右,便将辞职书与支票备妥。在辞职书上载明应付给员工的所有金额如薪水、假期、红利等,以及辞退原因。辞职书最末,我一定会注明公司已付清一切应付款项,未积欠该员工任何金额,请离职员工签名。


在美国,常见到员工离职后,控告前公司未付清款项的案例,因此,业主在辞退员工时,一定要依照法令,在员工离职时便将一切细节厘清,避免日后的纠纷。


此外,应于辞退前一晚,注销员工登入公司电脑的密码、电邮地址等,以免公司档案被破坏或取走。我通常会选择午餐过后,花至少十至十五分钟处理辞退事项,以便有足够的时间与即将离开的员工最后的谈话。


3.花一些时间,真诚地与员工谈话:我深信每个人都有神赋予的恩赐,因此我会真诚、具体地提出被辞退员工三项以上的优点,感谢他对公司的贡献,接着再依据改进期限的纪录,说明做出辞退决定的原因,帮助员工了解如果继续留在不适任的职位,对公司、对个人都不健康,鼓励他们根据长才寻找合适的工作,最后才和员工一起确认辞职信内容,请员工签名,并支付最后一张支票。


由于我坚持「真挚诚恳」的原则,而且提出的赞美与缺失都有具体实例,记录清楚,被辞退的员工十之八九均表示感谢。曾有员工落泪表示,这一生从来没有人如此了解他。


4.给被解雇者留余地:那么,当员工求职的新公司查询他在旧单位的表现时(check reference),主管应采取什么态度?


如果被辞退的员工寻找新工作时,请我担任推荐人,我通常会应允。接到询问旧日员工工作表现的电话时,我会针对优点说明,避免提及对方不适任旧职的原因,如果新雇主穷追不舍,我通常会以律师交代过不可谈论这部分的内容为由,结束通话。


谨慎言词的原因,除了真心相信每位离开的员工都有未发挥的长才,也是为了避免被求职不成的前员工控告,惹上法律纠纷。


5.好聚好散,审慎收尾:完成解聘手续后,除非员工经手的工作事关机密,不得不在完成辞职程序后便请他离去,否则我通常会给予对方一至两个小时调整心情、整理物品,或与同事话别。如果员工持有公司钥匙,亦应在这时取回。我曾基于信任,没有要求一名员工立即交出钥匙,不料对方却趁机返回公司影印机密文件,造成公司的困扰与损失。


受访者小档案

陈信言博士于1983年自台湾赴美留学,学成进入职场担任工程师,曾任一家规模颇大的美国汽车零件企业副总裁。 1999年迁居南加州,开始自行创业。与妻杨文菊育有一双儿女。自2013年1月起担任国际真爱家庭协会「家庭与职场事工」负责人。


记者小档案郑琼瑜,来自台湾,与先生、儿子定居北加州,享受简单、平凡的家居生活。平日喜爱阅读、旅行、露营。